Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzerklärung für Bewerbungen über unsere Karriereseite

1. Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

2. Verantwortliche Stelle

WWP WEIRATHER-WENZEL & PARTNER AG
Industriering 3, 9491 Ruggell
Tel.: +423 377 18 18
Registernummer: FL-001.074.290-5
Registergericht: Amt für Justiz - Handelsregister, Vaduz, Liechtenstein
E-Mail Datenschutzkontakt: datenschutz@wwp-group.com

3. Personenbezogene Daten im Bewerbungsprozess

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum sowie Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang. Informationen, die nicht mit Ihrer Identität in Verbindung gebracht werden können, sind keine personenbezogenen Daten.

4. Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung

Wenn Sie sich per E-Mail oder über unser Bewerbungsformular bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Mit Absenden Ihrer Bewerbung übermitteln Sie uns u. a.:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
ggf. LinkedIn-Profil
Quelle, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, weitere Dokumente)

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich oder am Verfahren beteiligte Fachbereiche Zugriff.

5. Speicherdauer

Bewerbungsdaten: Speicherung für 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche.

Talent Pool: Nur mit gesonderter Einwilligung Speicherung für 3 Jahre oder bis zum Widerruf.

Bei Einstellung: Speicherung der Bewerbungsunterlagen mindestens für die Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Nach Ablauf der Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert. Anonymisierte Daten können für statistische Auswertungen (z. B. Anzahl Bewerbungen pro Zeitraum, Frauen-/Männeranteil) genutzt werden.

6. Einsatz von Fireflies.ai (KI-gestütztes Notiztool)

Wir setzen im Bewerbungsprozess das digitale Notiztool Fireflies.ai ein, um Gespräche effizient dokumentieren zu können.

Keine Audioaufzeichnung: Es wird keine Tonaufnahme erstellt oder gespeichert.
Art der Verarbeitung: Erstellung einer textbasierten Zusammenfassung des Gesprächs.
Zweck: Ausschließlich interne Nachbereitung und Entscheidungsdokumentation.
Rechtsgrundlage: Nur mit vorheriger Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) im Bewerbungsformular. Ohne Ihre Einwilligung setzen wir Fireflies.ai nicht ein.
Speicherdauer: 30 Tage, danach automatische Löschung aus Fireflies.ai.
Technische Sicherung: Verarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb der EU, SSO-gesicherte Zugriffe, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung.

Fireflies.ai agiert als unser Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO; ein entsprechender Vertrag liegt vor.

7. Weitergabe an Personio GmbH

Ihre Bewerbungsdaten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert, die von der Personio GmbH betrieben wird. Die Personio GmbH ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; ein entsprechender Vertrag liegt vor.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Kapitel III DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie den Widerruf erteilter Einwilligungen.
Bitte wenden Sie sich zur Ausübung dieser Rechte an unseren Datenschutzkontakt.

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Es gilt stets die aktuelle Version.

10. Allgemeine Datenschutzerklärung

Zusätzlich zu dieser speziellen Datenschutzerklärung für Bewerbungen können Sie unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter folgendem Link einsehen:
https://www.wwp-group.com/datenschutzerklaerung

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.